Para muchos, las reuniones anuales permiten que el liderazgo de una empresa se consolide, restablezca y forjen un futuro. Los líderes presentan reportes de rendimiento, anuncian informes anuales o resultados de inspección y transmiten información crítica a inversores y analistas externos. Estos eventos proporcionan el entorno en el que se determina el camino a seguir de una empresa. Como tales, estas reuniones requieren una planificación cuidadosa y deliberada, incluida la elección de un lugar, la planificación de la agenda, la selección de presentadores, la invitación a los principales impulsores dentro y fuera de la compañía, y más.
Hazlo personal
El gigante del software Sage North America celebra eventos anuales para que los empleados y clientes puedan escuchar a los responsables de la toma de decisiones y a la empresa. Recientemente notaron que los participantes no parecían interesados en la serie habitual de eventos. De hecho, muchos de ellos estaban pasando ese tiempo para reunirse con otros asistentes fuera del sitio. Sage reformuló por completo el siguiente evento para permitir una interacción más personal.
En lugar de pasar horas en una sala de reuniones escuchando a los oradores, los participantes se reunieron con grupos pequeños de seis personas o menos. Se reunieron con otros vendedores, empleados de recursos humanos o desarrolladores de software para identificar un desafío y generar soluciones. Crearon y publicaron ideas para los muros de chat, luego invitaron a personas de otros grupos a contribuir. El resultado fue una participación dramáticamente mejorada y una solución de problemas innovadora.
Refina la cultura
Si es una compañía nueva que recién comienza a marcar la pauta o una compañía establecida que busca volver a enfocarse en el liderazgo, su evento anual es un gran momento para establecer el tono el resto del año. Identifique los elementos de la cultura de su empresa que desea resaltar y planifique oradores y eventos sobre estos fundamentos.
Comience el evento asegurándose de que todos estén al tanto de las mejores prácticas y la visión general. Examine los productos y servicios que presentará y cómo puede conectar la cultura de la empresa con cada uno.
Si los participantes pasan varias horas del día recibiendo niveles complejos de información, sus cerebros y sus cuerpos se fatigarán. Evite la sobrecarga de información intencionalmente planeando descansos. Desarrollar actividades de resolución de problemas que requieren movimiento físico. Involucre a un orador o comediante alegre a intervalos regulares para mantener a los asistentes riendo y comprometidos.
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Fuentes:
- http://smallbusiness.chron.com/task-list-planning-annual-meeting-10633.html
- http://smallbusiness.findlaw.com/business-finances/planning-an-effective-annual-meeting-checklist.html
- https://www.thebalance.com/annual-meeting-of-a-corporation-398122
- http://www.successfulmeetings.com//Strategy/Meeting-Strategies/Planning-for-the-Future-With-Annual-Meetings/
